バーコード在庫管理でズレを防ぐ
入荷から棚卸しまで

たとえば、棚卸しをしたら、エクセルの在庫表は10なのに、棚には9個しかありません。入荷のときに別の商品と取り違えたのか、メーカーが数を間違えて送ってきたのか、お客様に違う商品を送ったのか、撮影に持ち出したままなのか。確かめる手がかりは自分の記憶しかなく、日をさかのぼって数字を追う作業が始まります。

結論から言うと、筆者の経験では、入荷・ピッキング・出荷・棚卸しの全工程をバーコードで行い、人の判断を挟まなければ、人の判断で起きるズレは防げます。反対に、どこか1か所でも人の判断や経験に頼っていると、そこでずれます。この記事では、4つの工程のどこで人が判断しているのかを仕分け、それぞれをバーコードの突き合わせに置き換える考え方を書きます。

エクセル管理で在庫が1個合わないとき、何が起きているか

帳簿が10で棚が9のとき、ズレそのものより「どこでズレたか」を探す作業が重くなります。

特に事業の初期は、在庫をエクセルで管理していることがほとんどです。エクセルには「何がいつ動いたか」までは残らないので、1個合わないと分かった時点では、原因の手がかりがほとんどありません。入荷、出荷、持ち出しのどこで起きたのかを、記憶を頼りに一つずつ疑うことになります。

個人事業で数点を扱っているうちは、在庫1個をそこまで必死に探さないこともあるでしょう。ただ、筆者の経験では、ある程度の規模の会社になると在庫は会社の資産として、お金のように管理されます。月末に在庫の数がずれていたと分かる瞬間は、かなり憂鬱です。

実在庫と帳簿在庫の違いや、ズレの原因の一覧、何を1個として数えるかの決め方は、何を1個として数えるかを先に決めておく考え方に書いています。この記事ではそれを繰り返さず、ズレを起こさない側の運用に絞ります。

結論：ズレは「人の判断が入った箇所」で起きる

これは公式情報ではなく、筆者が現場で積み上げた経験則です。条件は「全工程で、人の判断を挟まないこと」です。バーコードを導入すれば自動的にズレがなくなる、という意味ではありません。

在庫が動くのは、入荷、ピッキング、出荷、棚卸しの4つの工程です。それぞれで、人が目や記憶で判断している箇所を見つけるのが出発点です。

• 入荷：届いた商品が何で、いくつあるかを目で数える
• ピッキング：注文の内容と、棚から取った商品が同じかを目で見て確かめる
• 出荷：送る商品と数を、記憶や思い込みで確かめる
• 棚卸し：差が出たときに、何が起きたかを記憶で思い出す

バーコードの役目は、この「目で見て判断する」部分を、読み取りの結果に置き換えることです。商品が合っているか、数が合っているかを、人ではなく記録と読み取りが突き合わせます。次の節から、工程ごとに何を何に突き合わせるのかを見ていきます。

入荷：数と商品を目で確かめない

入荷でのズレは、似た商品との取り違えと、メーカー側の数違いが代表です。どちらも、届いた箱を人が目で見て「合っている」と判断した時点で、帳簿に入ってしまいます。

突き合わせる相手は3つあります。発注した数、届いた現物、そして帳簿です。現物を読み取ったときに、発注にない商品や、発注と違う数が出れば、そこで止まれます。

1. 届いた現物を読み取り、発注にある商品かを確かめる
2. 読み取った数と、発注した数を突き合わせる
3. 合っていれば帳簿に加え、合わなければ帳簿に入れず、差を記録して仕入れ先に確かめる

ポイントは、合わなかったときに帳簿へ入れず、先に止めることです。メーカー側の数違いも、入荷の時点で差として残っていれば、後から「どこで減ったのか」と探さずにすみます。

検品前の入荷品を、届いた時点で在庫に加えるのか、検品が終わってから加えるのかは、数え方のルールとして先に決めておきます。決め方は数え方のルールを紙1枚にまとめる手順の節で触れています。

ピッキングと出荷：注文と現物を読み取りで突き合わせる

ピッキングと出荷でのズレは、お客様に違う商品を送る誤発送と、1点の注文なのに2点送ってしまうケースが代表です。どちらも、人が注文書と棚の商品を目で見比べて「同じだ」と判断した結果として起きます。

ここでの突き合わせは、注文の内容と、棚から取った現物です。読み取った商品や数が注文と一致しなければ、出荷の前に止まります。

誤発送が起きたとき、帳簿の側にも「送った商品が違う」というズレが残ります。出荷前に止める運用は、お客様への影響を防ぐと同時に、在庫のズレの発生源を減らす手段でもあります。

引き当て済みや梱包済みの在庫をどう数えるかは、ここでは扱いません。数え方の定義の問題なので、自社倉庫とFBAを併用したときに在庫が合わない原因を、定義と情報共有から書いた記事にまとめています。

棚卸し：差が出たとき、どこから追うか

棚卸しで差が出たとき、その差を追う作業の重さは、入荷・ピッキング・出荷の記録が揃っているかどうかで変わります。記録が揃っていれば、差が出た日と工程を絞れます。揃っていなければ、記憶を一から辿ることになります。

撮影のように、商品を一時的に持ち出す場面も同じです。持ち出しを記録の対象にしていないと、戻し忘れた商品は、帳簿にも読み取りの履歴にも残りません。持ち出しと戻しも、入荷や出荷と同じように記録する運用が要ります。

差が出たときに見る数字は、次のとおりです。

1. 差が出た商品の、帳簿の数と棚の数を並べ、差の個数を記録する
2. 前回の棚卸しから今回までの、入荷数・出荷数・持ち出し数を、日付順に並べる
3. 記録と現物が食い違い始めた日を絞り、その日の工程の記録を見る

導入の効果を判断するときは、バーコード運用に切り替える前の棚卸しで、差の個数と、原因探しにかかった時間を記録しておきます。切り替えたあと、同じ長さの期間で同じ項目を記録して比べます。どれくらい減れば効果ありと見るかの基準値は、扱う商品や件数、時期によって変わるので、一律には決められません。

全部そろえられない段階で、どこから入れるか

最初から4つの工程すべてを揃える必要はありません。事業の初期はエクセル管理がほとんどで、全部を一度に切り替えるのは現実的でない場合も多いはずです。

提案は、人の判断が入りやすく、しかも間違えたときの影響が大きい工程から入れる、というものです。たとえば、誤発送が起きるとお客様に影響が出るため、ピッキングと出荷を先に置くという考え方が成り立ちます。一方で、入荷の取り違えが頻繁に起きているなら、入荷から始めるほうが効果が出るかもしれません。

どの工程が当てはまるかは、まず自分の4工程の中で、人が目や記憶で判断している箇所に印を付けることで見えてきます。印が多い工程、または過去にズレの原因になった工程が、優先して置き換える候補です。

機器やソフトの選び方、価格はこの記事では扱いません。必要な場合は、各社の公式の料金ページと仕様をご自身で確認してください。

バーコードを入れても残るズレ

バーコードで消えるのは、人の判断が入ることで起きるズレです。一方で、在庫の定義や、預け先の事情から来るズレは、読み取りの有無とは別の話なので、バーコードを入れても残ります。これは筆者が当サイトの在庫関連の記事をもとに整理して分けたもので、読み取りで防げるかどうかの観点で仕分けています。

後者は、何を在庫として数えるかを決めたうえで、預け先の記録と突き合わせて確かめます。原因ごとの説明は、重複を避けるため、次の記事に任せます。

• 倉庫間の移動中、引き当て済み、梱包済み、FBAの返品処理中：自社倉庫とFBAを併用したときに在庫が合わない原因を、定義と情報共有から書いた記事
• FBAの紛失・発見・倉庫間移動中・顧客返品：FBAの月末在庫を在庫元帳で照合する手順
• FBAに寄せたときの在庫管理の変化：FBAに寄せると在庫管理がどう変わるかを書いた記事

向かないケースと、今日やること

扱う商品が数点で、在庫を触るのが自分だけの段階では、バーコードの仕組みを作る手間のほうが重くなる場合があります。その段階では、まず何を1個として数えるかを紙1枚に決めるほうが先です。入口になる考え方は、何を1個として数えるかを先に決めておく考え方にまとめています。

また、数え方の定義が決まっていない状態でバーコードを入れても、何を読み取ればよいかが曖昧なまま運用が始まります。定義を先に決めてから、置き換えを進めてください。

今日やることは、次の3つです。

• 入荷・ピッキング・出荷・棚卸しの4工程のうち、人の目や記憶で判断している箇所に印を付ける
• 直近のズレを1件選び、原因探しにかかった時間と、調べた記録を書き留める
• 撮影などで商品を持ち出すときの記録の置き場所を、1つ決める

数え方は合っているのに、在庫を持ちすぎる、または欠品するという場合は、原因が別のところにあります。その場合は、在庫を持ちすぎるのに欠品が起きる理由を書いた記事へ進んでください。